Työympäristö on muuttunut. Älykkäämpi työskentely on olennaisen tärkeää työ- ja yksityiselämän tasapainon kannalta. Tehokkaiden prosessien ja menettelyjen on vastattava tietotyöntekijöiden tarpeita, sillä he käyttävät aikansa mieluummin tuloja tuottaviin strategioihin. Tätä tavoitetta silmällä pitäen automatisoitujen työnkulkujen ja asiakirjahallintajärjestelmien käyttöönotto on olennaisen tärkeää. Asiakirjahallinta ei koske ainoastaan yritystoiminnan kannalta keskeisten asiakirjojen keskitetyn tietokannan ylläpitoa vaan myös sähköpostin ja tekstin integroinnin tukemista.

Kynä paperille -tilaisuudet ja kasvokkain pidettävät kokoukset ovat menneisyyttä. Sähköposti- ja tekstiviestiviestintä sekä virtuaalikokoukset ovat nykyään normi. Tällaiset kehittyvät teknologiat ovat täydellisiä esimerkkejä asiakirjojen valvontatarpeista. Yritykset, jotka haluavat tallentaa ja arkistoida sähköposteja ja liitetiedostoja, seurata tekstiviestiviestiviestintää tai kirjoittaa automaattisesti kokousmuistiinpanoja, tukeutuvat asiakirjahallintaratkaisuihin. Onneksi asiakirjahallintaohjelmisto on kattava digitaalinen asiakirjojen arkistointijärjestelmä, joka integroi tekstin ja sähköpostin helposti.

Mitä asiakirjahallinta on?

Muistatko vanhan koulukunnan arkistohuoneen, johon oli pääsy vain työntekijöillä, joilla oli avain, ja joka sijaitsi usein kellarissa tai käyttämättömässä toimistossa. Nämä aakkosjärjestyksessä olevilla kaapeilla ja säilytyslaatikoilla täytetyt arkistohuoneet sisälsivät yleensä sisäisiä asiakirjoja. Vuosikymmeniä tämä vanhentunut järjestelmä toimi yrityksissä hyvin, mutta osoittautui tarpeettomaksi ja tehottomaksi nykyaikaisessa työpaikassa, jossa luotetaan enemmän teknologiaan, erityisesti Windowsin asiakirjahallinta-alustaan.

Näiden tekniikkaan liittyvien paradigman muutosten huomioon ottamiseksi suuret organisaatiot ja pienet yritykset käyttävät nyt asiakirjahallintajärjestelmiä, mukaan lukien tiedostonhallintatekniikat, pitääkseen sähköistä keskitettyä asiakirjavarastoa, jossa ne seuraavat ja tallentavat asiakirjoja. Tällainen digitaalinen arkistointijärjestelmä vähentää pitkän aikavälin kustannuksia ja auttaa työn automatisoinnissa. Tulevien oikeudenkäyntien sattuessa kaiken digitaalisen viestinnän hallinta asiakirjojen valvonnan ja hallinnan avulla auttaa vähentämään liiketoimintariskiä.

Yksinkertaisesti sanottuna asiakirjahallintajärjestelmät (DMS) ovat sähköinen tiekartta kaikille asiakirjoille, myös teksti- ja sähköpostiviestinnälle. Työntekijät voivat milloin tahansa hakea sisäisiä asiakirjoja, sähköpostia tai tekstiviestejä ja synkronoida ne työnkulkuihin, joissa muut työntekijät voivat jakaa tai muokata liitettyjä asiakirjoja - tehokas asiakirjahallinnan lähestymistapa.

Seuraavan tason asiakirjahallintajärjestelmän edut

Asiakirjahallintajärjestelmät vähentävät turhaa työtä, joka liittyy menneen sähköpostikirjeenvaihdon läpikäymiseen meneillään olevan projektin kannalta merkityksellisten asiakirjojen tai tietojen etsimiseen - sähköinen tiedostojen tallennus indeksoi tiedot automaattisesti. Työntekijät voivat helposti etsiä sähköpostiviestejä sähköisestä tietojärjestelmästä ja jakaa ne tiimin jäsenten kanssa, joilla on käyttöoikeudet.

Miksi asiakirjojen arkistointi on hyödyllistä? Asiakirjahallintaratkaisut tarjoavat intuitiivisen, integroivan lähestymistavan, joka takaa saumattoman yhteistoiminnallisen työnkulun. Suuremmat projektit edellyttävät, että eri tiimit työskentelevät samanaikaisesti yhdessä rakentaakseen yksittäisiä osia, joita tarvitaan halutun tavoitteen saavuttamiseksi.

Asiakkaan toimitukset hukkuvat helposti sähköpostien joukkoon. Turhien hallinnollisten tehtävien ohella ensimmäisten työtuntien, jotka käytetään sähköpostien laatimiseen ja niihin vastaamiseen, pitäisi koostua tehtävien suorittamiseen tarvittavien yksityiskohtien vahvistamisesta sen sijaan, että etsitään hankeasiakirjoja viestiketjuista. Tietotyöntekijät suosivat pilvipohjaisia asiakirjahallintaohjelmistoja ylivoimaisen tiedonhallinnan vuoksi.

Asiakirjahallintaohjelmiston integroiminen ei-perinteistä sisältöä, kuten sähköpostiviestintää, varten tiimien väliseen yhteistyöhön ehkäisee projektin viivästymistä uusien työntekijöiden käyttöönotossa tai sisäisten mukautusten tekemisessä. Lisäksi asiakirjahallintastrategia varmistaa sähköisten tiedostojen hallinnan parhaat käytännöt ja parantaa yrityksen sähköposti- ja tekstiviestiviestikäytäntöjen noudattamista vaatimustenmukaisuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Asiakirjahallintakäytäntö minimoi myös tietojen katoamisen mahdollisuuden.

Asiakirjahallintaohjelmistot ovat työn tulevaisuutta.

Yritykset käyttävät samaa asiakirjahallintamenetelmää myös tekstiviesteihin. Liiketoimintaa käydään nyt kämmenellä. Kun asiakkaille annetaan tilaajajohtajien pääsy tilauksesta, tarkoittaa se, että tekstiviestit sisältävät myös elintärkeitä tietoja ja asiakirjoja, jotka on tallennettava tietovarastoihin. Tekstiviestiviestien dokumentointia ei pidä unohtaa.

Yritykset tarvitsevat entistä enemmän pilvipohjaista asiakirjahallintaa. Sähköinen asiakirjajärjestelmä tarkastaa jälkiä ei-perinteiseen yhteistyöhön, johon liittyy viestintää etäryhmän jäsenten tai kansainvälisten toimistojen kanssa. Tiedostonhallintastrategiat yhdistettynä tarkistusvaihtoehtoja sisältävään asiakirjahallintajärjestelmään antavat työntekijöille mahdollisuuden käyttää tekstiviestillä lähetettyjä asiakirjoja muokatakseen ja tarkastellakseen niitä vaatimustenmukaisuustoimenpiteitä noudattaen.

Alkuperäisen asiakirjan yksityiskohtainen näkymä, joka sisältää jokaisen tarkistuksen, on dokumentoitu - työntekijöiden ei tarvitse etsiä vanhaa tekstiviestiä, koska heidän laitteensa on synkronoitu asiakirjahallintaratkaisun kanssa.

Varmistaa asiakirjahallinnon parhaat käytännöt

Asiakirjahallintajärjestelmät parantavat nykyisten älypuhelinten ominaisuuksia, joissa on samat sovellukset kuin pöytätietokoneissa. Koska matkustaminen on keskeinen osa yhteyksien ylläpitämistä kansainvälisiin toimistoihin tai asiakkaisiin, tietotyöntekijät käyttävät pilvipohjaisia asiakirjahallintasovelluksia mobiililaitteissaan tehokkuuden varmistamiseksi ja hyödyntävät yritysten digitaalista arkistointijärjestelmää, joka tukee monipuolisten, liikkeellä olevien tietotyöntekijöiden kohtaamia monimutkaisuuksia.

Helppo pääsy digitaaliseen asiakirjahallinta-alustaan mobiililaitteilla antaa vapauden matkustaa ilman hankalia laitteita - kuten kannettavaa tietokonetta - jotka osoittautuvat hankaliksi lentokentän tullitarkastuksissa. New Yorkin toimistosta Bostoniin matkustavalla työntekijällä on mobiililaitteessaan asiakirjahallinnan lisäksi pääsy jaettuihin asiakirjoihin myös muissa toimipisteissä, joissa hänen yrityksensä sijaitsee.

Tietämyksen hallinta: Asiakirjojen valvontajärjestelmät

Tilapäisen kannettavan tietokoneen tai asiakirjahallintaohjelmaan liitetyn pöytätietokoneen tarjoaminen on edistysaskel nykyaikaisessa työssä. Tietotyöntekijät uskovat, että tämä ohjelmisto on paras asiakirjavarasto. Asiakirjahallinta on tulevaisuuden tuottavuusinnovaatio, jonka avulla yritykset voivat skaalata liiketoimintaansa ja samalla luoda työpaikan, joka tarjoaa tietotyöntekijöille heidän toivomansa työ- ja yksityiselämän tasapainon.

FAQ

Mikä on valvottu asiakirja?

Valvottu asiakirja on keskitettyyn tietokantaan tallennettu tiedosto - organisaation sisällä jaettu asiakirja, joka käy läpi useita tarkastuksia, tarkistuksia ja muutoksia. Valvottua asiakirjaa voivat muuttaa vain valtuutetut henkilöt määrätyn prosessin mukaisesti, ja sitä käytetään yleisesti ohjeiden, sääntöjen, määräysten, käytäntöjen ja vakiotoimintamenettelyjen (SOP) tallentamiseen ja jakamiseen.

Miten asiakirjahallintajärjestelmät toimivat?

Asiakirjahallintaohjelmisto on digitaalinen asiakirjojen arkistointijärjestelmä, joka tallentaa kaikki yrityksen asiakirjat keskitettyyn tietokantaan. Se on ohjelmisto, joka tarkastaa, seuraa, tallentaa ja hallinnoi sähköisiä asiakirjoja.

Varaa esittely tänään!
Muunna tapa, jolla tietotyöntekijät automatisoivat prosessejaan asiakirjojen luomisesta ja hallinnasta työnkulkujen automatisointiin, ulkoiseen yhteistyöhön, yritystietojen etsimiseen, tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen sekä kirjausketjun ylläpitoon.